Secretaría General: RAFAEL ALONSO GOMEZ MELO, E-mail: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla., Teléfono: 7445126 - ext:121


En la Secretaría General se debe coordinar los recursos humanos  y físicos de la Empresa, dirigir los planes de compras, contratación y las demás actividades relacionadas con la administración de los recursos económicos, contables y presupuestales para garantizar el cumplimiento de la misión empresarial. Prestar apoyo al Asesor Jurídico.                

  1. Preparar los proyectos de acuerdo y resoluciones emanadas de la Junta Directiva de la Empresa y apoyar a la Secretaría Técnica en los proyectos  a tramitar ante el Comité Directivo del PDA.
  2. Ejercer como secretario de la Junta Directiva, llevar las actas respectivas, convocar a las sesiones de la misma.
  3. Preparar, en coordinación con las demás dependencias de la empresa, el programa anual de caja de los gastos generales del presupuesto, en especial el relacionado con el personal y el funcionamiento de la empresa y efectuar el  seguimiento de su ejecución.
  4. Velar porque se prepare a tiempo, con destino a la Junta Directiva,  el proyecto anual de presupuesto de la Empresa, plan de compras, de contratación y plan de acción de la dependencia a su cargo y presentar los informes que sean solicitados.
  5. Coordinar y dirigir el diseño e implementación de un sistema de administración documental que garantice la recepción, entrega, uso, protección y conservación  de los documentos de interés para la  Empresa.
  6. Coordinar la administración de los recursos físicos y logísticos, de bienes y servicios como los de mantenimiento, vigilancia, aseo y cafetería, seguros, fotocopiado, telefonía fija y móvil, conectividad y servicios públicos, así como  el mantenimiento del parque automotor  y demás  bienes muebles e inmuebles de la Empresa, con criterios de economía, eficiencia  y productividad, velando por la provisión oportuna de los mismos  para el normal funcionamiento.
  7. Administrar los sistemas de información, cómputo y registro de la Empresa, adelantando las acciones necesarias de soporte tecnológico para su permanente actualización, mantenimiento y seguridad.
  8. Controlar los procesos de vinculación,  promoción, posesión, registro y control, organización, archivo, información, control de nómina, hojas de vida y  reglamento interno, inherentes al personal de la Empresa.
  9. Desarrollar estudios para identificar las necesidades de bienestar, capacitación y mejoramiento de competencias laborales para desarrollar los planes anuales, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal y administrar esos programas.
  10. Dirigir y coordinar la elaboración de los estudios de organización interna, plantas de personal, manual de funciones, reglamento interno de trabajo y demás procesos de apoyo a la administración de recursos humanos.
  11. Elaborar, con el apoyo del Asesor Jurídico, los estudios de conveniencia y oportunidad, además de  términos de referencia y pliegos de condiciones para la adquisición de bienes y servicios requeridos por la Empresa, para los contratos relacionados con las actividades de su dependencia, de acuerdo con las normas legales vigentes y adelantar las interventorías que le sean asignadas.
  12. Asegurar que el régimen único disciplinario se aplique dentro de los principios establecidos en la Constitución y la Ley.
  13. Apoyar a la Asesoría Jurídica en los procesos de constitución del registro de proveedores y de contratación.
  14. Elaborar, proponer y ejecutar el plan anual de adquisiciones y suministros, con el objeto de garantizar la oportunidad en la entrega de los mismos y propender por una adecuada programación del gasto.
  15. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con  almacenamiento custodia distribución e inventarios de los elementos, equipos y bienes necesarios para el funcionamiento de la Empresa, velando porque se cumplan las normas relacionadas con la materia.
  16. Garantizar la aplicación de la política salarial y prestacional de los servidores públicos de la Empresa, de acuerdo con las orientaciones del gobierno departamental.
  17. Dirigir y controlar los programas de calidad de vida laboral y desarrollo de personal a través de incentivos, estímulos y planes, que contribuyan a elevar la motivación y el sentido de pertenencia a la Empresa.
  18. Refrendar en nombre de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S. A.  E. S. P., la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (Salud, Pensión, Riesgos Profesionales), de los servidores públicos, al igual que su vinculación a las Cajas de Compensación Familiar y demás beneficios colectivos dentro de la liberalidad que otorga la Ley.
  19. Dirigir y controlar en coordinación con las diferentes dependencias, el plan estratégico, proyectos de inversión, simplificación del trabajo, agilización y modernización de los trámites, procedimientos y demás asuntos, relacionados con la gestión, organización y métodos de trabajo.
  20. Implementar un sistema integrado de información flexible y articulado al componente SUI con un módulo de consulta para la Gerencia Integral, el Departamento y actores del Gobierno Nacional.
  21. Revisar periódicamente el Sistema de Gestión de la Calidad a través de la planificación del programa de auditorías internas de calidad. Dirigir los procesos de obtención de acreditación institucional y de sistemas de calidad.
  22. Verificar la eficiencia de las acciones correctivas y preventivas mediante el seguimiento a planes de mejoramiento institucional.
  23. Dar aprobación  final de las actualizaciones, creaciones, eliminaciones  y versiones de documentos y formatos gestionados ante el  grupo de acuerdo al Artículo 10.del presente Acuerdo.
  24. En su calidad de Notario de la empresa, expedir las certificaciones, mantener y controlar los documentos y registros que se generan de la ejecución de los procesos, de tal manera que permanezcan legibles, identificables y recuperables.
  25. Proponer y ejecutar las tecnologías de información y comunicación de la empresa,  desarrolladas a través de su página Web.
  26. Cumplir las delegaciones y demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente y que corresponda a la naturaleza de la dependencia.
                         

       

 

   

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